Díky tomu, že tým společnosti SafeScan má zkušenosti v oblasti práce s citlivými dokumenty, klademe vysoký důraz na bezpečnost a kvalitní provedení a tím dokážeme nabídnout maximální servis široké škále institucí ze všech oborů.
SafeScan dbá na hlídání kvality ve fázích:
- balení a přebírání dokumentace
- doprava dokumentů do digitalizačního centra
- třídění, rozešívání, podlepování
- digitalizace, kontrola kvality skenu
- indexace
- bezpečné předávání dat a dokumentů
Bezpečnost dokumentů zajištujeme využítím elektronických podpisů a časových razítek, jako nástroje, který zaručí zabezpečení proti změně údajů u Vašich digitalizovaných dokumentů.
Elektronický podpis jsou data, která jsou připojena k dokumentu a tím nahrazují vlastnoruční podpis. Vzniknul z potřeby vytvořit nástroj, který by v elektronických dokumentech plnil obdobnou funkci, jakou zajišťuje v listinných dokumentech podpis vlastnoruční.
Časové razítko zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala v určitý časový okamžik v dané podobě. Systémový čas, který se zaznamenává v dokumentech, je lehce zmanipulovatelný, jedině časové razítko vám poskytne nezpochybnitelný důkaz o tom, jak váš dokument vypadal v okamžiku, kdy jste ho orazítkovali. Navíc prodlouží platnost dokumentu s elektronickým podpisem minimálně o 5 až 10 let.
SafeScan hlídá bezpečnost v oblastech:
Lidé:
- každý nový zaměstnanec je prověřen a musí splnit podmínky pro přijetí
- zaměstnanci mají podepsanou mlčenlivost a jsou proškoleni o ochraně osobních údajů a ochraně důvěrných informací při zpracování dokumentů zákazníků
- absolvují školení o správném nakládání s dokumenty
Prostory:
- každý zaměstnanec má svůj přidělený přístup do systému
- přístup nepovolaným osobám do digitalizačního centra je přísně zakázán
- dohled povolaného pracovníka na jednotlivých fazích realizace
Sytémy:
- sledování činností zaměstnanců online
- znemožnění kopírování a tisku zaměstnanců
- omezený přístup zaměstnanců k systémům a aplikacím